Регламентация бизнес-процессов

Регламентация бизнес-процессов может быть полезна в случае, если процессы и их результаты в целом устраивают сотрудников, руководство и собственников компании, но на предприятии выявлены проблемы следующего характера:

  • «Непрозрачность» системы работы – отсутствие четко выделенных этапов работы, результатов этих этапов и, как следствие, сложно проконтролировать что, как и почему происходит.
  • Отсутствие закрепленной ответственности, наличие процессов, за которые никто не отвечает и процессов, за которые «отвечают» несколько сотрудников одновременно, что провоцирует конфликт между ними.
  • Выполняемые процедуры нигде не зафиксированы, либо описание их проведено формально, а значит:
  • - Результат работы зависит от конкретного сотрудника (группы сотрудников).
  • - Руководитель вынужден несколько раз проговаривать решение одной и той же проблемы.
  • - Затруднен процесс передачи опыта новым сотрудникам при введении их в должность.
  • - Возникают затруднения при развитии, организации аналогичных компаний (например, филиала компании в другом регионе).

Целью регламентации бизнес-процессов предприятия является их формализация и подготовка в письменном виде некого «Руководства по работе предприятия» - комплекта документов "административного кодекса", который регулирует различные сферы деятельности компании. Фундаментом регламентов являются представления о работе бизнеса собственников и руководителей предприятия, мнения и опыт лучших его сотрудников, а также успешные решения в области управления других предприятий отрасли.

Преимущества реализации проекта по формализации и регламентации бизнес-процессов:

  • В разработке регламентов появляется возможность заново оценить работу всего предприятия, при этом в процессе работы собственники, руководители и персонал вовлекаются в совместную деятельность с целью повысить эффективность компании и начинают лучше понимать цели всей фирмы и свои задачи.
  • Регламент, подготовленный в письменной форме, определяет самые важные, повторяющиеся, основные моменты деятельности предприятия, что исключает в дальнейшем их ежедневное разъяснение. Каждый сотрудник изучает «Руководство по работе», расписывается за него и в дальнейшем несет полную ответственность за результаты своей работы в соответствии с его положениями.
  • Процесс принятия на работу, обучения и адаптации новых сотрудников становится более эффективным, поскольку новичок имеет возможность сразу же ознакомиться с организацией работы как всего отдела, так и со своей ролью в нем. Это экономит время и руководителя, и самого новичка, исключая любое неправильное понимание работником своих обязанностей.
  • Наличие регламентов позволяет подтолкнуть развитие предприятия, особенно если это относится к территориальному расширению – создание филиалов, рост числа объектов сети. Передавая во вновь создаваемые подразделения «Руководство по работе предприятия» значительно ускоряется процесс их открытия, появляется возможность избежать множества ошибок на этапе начала работы, клонируется наиболее успешный опыт всей компании.
  • Если в Компании планируется подготовка к сертификации по ГОСТ-Р ISO 9001:2001, то в результате письменной формализации бизнес-процессов уже будет выполнена самая трудоемкая часть подготовки к сертификации.
  • При продаже бизнеса письменные стандарты делают его более предсказуемым и, как следствие, более привлекательным для инвестора. При наличии письменных стандартов работы также происходит более быстрая адаптация персонала к новому руководству предприятия.

При подготовке регламентов каждая из операций, как правило, разбивается на отдельные шаги исполнения, которые визуализируются в графической форме и сопровождаются текстовым описанием. Регламент может содержать стандарты, инструкции, руководства, пошаговые описания действий и иные документы, способствующие качественному выполнению операций бизнес-процесса.

В регламенте бизнес-процесса отражается:

  • Требования к исполнению каждого из шагов.
  • Даются рекомендации или шаблоны стандартных действий.
  • Определяется порядок действий в случае возникновения альтернативных вариантов исполнения.

Сформированный в результате реализации проекта комплект регламентирующих документов четко регулирует основные бизнес-процессы компании.

Комплект регламентирующих документов определяет:

  • Штатное расписание и структуру подчиненности.
  • Критерии эффективности работы, привязку результатов работы к заработной плате.
  • Описание основных функций, назначение исполнителей и контролирующих должностных лиц.
  • Взаимодействие с контрагентами и между отделами предприятия.
  • Документооборот.
  • Правила пользования материальными средствами, связью и оргтехникой.
  • Что делать в проблемной ситуации, ответственность сотрудников и т.д., вплоть до мельчайших деталей ежедневной работы предприятия.

На этапе регламентации бизнес-процессов специалисты City Consulting Group выступают не только в роли основного ресурса для рутинной работы по написанию документов, но, прежде всего, реализуют свои компетенции в вопросах качественного построения структуры документов, контролируют корректную взаимоувязку различных регламентов и устранению противоречий, соблюдают строгие требования по оформлению документации. Знания и опыт, связанные с навыками передачи знаний, позволяют готовить документы, понятные и удобные для восприятия конечными пользователями, при этом используются специальные техники и методики, позволяющие преобразовать знания лучших сотрудников в навыки и конкретные умения для всей Компании. В итоге выполнения работ по регламентации бизнес-процессов Компания получает следующий пакет документов.

Пакет документов в результате регламентации бизнес-процессов:

  • Комплект моделей по бизнес-процессам компании (в электронном и бумажном виде).
  • Комплект регламентирующих документов по процессам (регламенты и инструкции установленного образца) с указанием параметров контроля и методов сбора информации по ним.
  • Комплект организационных документов (организационные схемы, положения о подразделениях, должностные инструкции).

Внедренный механизм контроля соответствия проходящих процедур и того, что описано в документах, внесение в них своевременных изменений (адаптируемость процессов) – помогает компании самостоятельно поддерживать актуальность своих документов в будущем.

Подробная информация

Написать сообщение в CITY