Автоматизация бюджетирования: часто задаваемые вопросы


Ирина Абрамова, управляющий партнер CITY Consulting Group 

Всем ли компаниям нужна система бюджетирования? 

Система бюджетирования нужна всем компаниям, которые ориентированы на максимизацию своей прибыли. Практика показывает, что фирмы, имеющие систему бюджетирования, значительно более устойчивы и эффективны. Они лучше планируют, контролируют, анализируют и корректируют свою деятельность, то есть, управляют ею. Кроме того, есть ряд организационных структур, которым без системы бюджетирования не обойтись. Это холдинговые структуры и компании с большой сетью филиалов и представительств. Система позволяет им координировать работу бизнес-единиц и нацеливать ее на получение общего синергетического финансового эффекта. 

Часто владельцы бизнесов отказываются от системы бюджетирования, аргументируя это тем, что рыночная ситуация изменчива, и неизвестно, что будет завтра. Тем не менее, у любой компании есть плановые цифры продаж, примерное понимание, какими будут затраты и прибыль, и только субъективные факторы мешают ее руководителям сделать процесс бюджетирования более совершенным. 

Нужно ли автоматизировать систему бюджетирования? 

Все зависит от задач и масштабов вашего бизнеса. Если компания небольшая и набор бюджетов невелик, то вам подойдет MS Excel или MS Excel c применением макросов. Возможностей этой программы, как правило, хватает, чтобы решить основные задачи по бюджетированию. Если речь идет о группе компаний или о компании, которая имеет филиалы или представительства в регионах, возможностей Exсel будет явно недостаточно: сложно работать коллективно, невозможно составлять несколько вариантов бюджета, приходится вручную консолидировать данные, информация никак не защищена от исправлений и, наконец, программа имеет низкую производительность. В этом случае нужны автоматизированные системы, специально предназначенные для полноценного управления бюджетами. 

Какие существуют системы автоматизации бюджетирования? 

На рынке существует около десятка достойных внимания предложений, включая разработки отечественных IT-компаний, низкие по стоимости и хорошо интегрируемые с учетными системами, которые используют российские компании. Для предприятий с разветвленной территориальной структурой и большим количеством центров финансовой ответственности я бы рекомендовала западные системы — SAP SEM, COGNAS, Oracle Hyperion Planning. Основные преимущества этих систем — быстрая работа, надежность, возможность применения формул любой степени сложности и проведения многомерного анализа в любом разрезе, а также возможность одновременного доступа к системе многих сотрудников. Однако есть и ограничения: более высокая стоимость по сравнению с отечественными разработками, необходимость привлечения к процессу настройки профессиональной IT-службы. Существуют и российские аналоги, разработанные специально для холдинговых структур — ИТАН, ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы, «Контур Корпорация. Бюджет холдинга», PlanDesigner&UPE. 

Как упростить процесс выбора системы? 

Система подбирается с учетом двух факторов. Во-первых, она должна соответствовать содержанию разработанной методологии, во-вторых, — интегрироваться с системами автоматизации учета, которые уже есть в компании. Лучше всего интегрируются пакеты и системы бюджетирования от одного производителя. Например, если у вас установлена ERP-система SAP R/S, то в качестве модуля бюджетирования лучше всего подойдет SAP SEM. Пользователи «1С» чаще отдают предпочтение продуктам, выпускаемым фирмами партнерами 1С, так как они специально разработаны для совместной установки — ИТАН, ЛАД, PlanDesigner. Действительность такова, что совершенных пакетов не существует, однако всегда можно подобрать программу, наиболее подходящую вашей компании. Первое, что необходимо сделать на пути к успеху, это составить адекватную задачам предприятия структуру бюджетов, написать регламенты работы с ней и связать систему бюджетирования с существующими учетными системами. Системы автоматизации бюджетирования отличаются по нескольким характеристикам: конфигурации, платформе, типу функционала, стоимости, масштабу применения, совместимости с 1С, возможности обмена с Excel, видами и числом регистров, инструментами для составления бюджетов (конструкторами бюджетов), системами электронного документооборота и казначейства, функцией лимитирования расходов, инструментами для управленческого учета и план-фактного анализа, поддержкой международного учета, механизмом элиминации ВГО, функциями для настройки документов и отчетности. 

При выборе системы наиболее важны следующие параметры: 
  1. Масштаб применения (для холдингов или для малых и средних компаний). 
  2. Совместимость с программными пакетами, которые уже используются в компании. 
  3. Конфигурация системы (работает только в сцепке с бухгалтерской программой или самостоятельно)
  4. Стоимость пакета 
  5. Возможность импорта из Excel и других систем 
  6. Наличие подсистем «Документооборот», «Казначейство» и других, если в будущем планируется их установка. 

Большинство разработчиков предоставляют покупателям возможности перед покупкой пройти онлайн тест-драйв или предпродажный тест. Это является хорошей возможностью для оценки функционала и удобство интерфейса системы перед принятием решения о покупке. 

С чего нужно начинать работу по внедрению системы автоматизации? 

Cистема бюджетирования базируется на трех китах: разработка методологии, организация бюджетного процесса и автоматизация.

Проект по автоматизации начинается с методологии, так как она является фундаментом бюджетного процесса. Прежде всего, необходимо продумать четкую финансовую структуру компании в виде взаимосвязанных бюджетов. Производство, закупки, продажи, инвестиции, — в системе необходимо учесть все, а также исключить все организационные и человеческие факторы, мешающиеся получению хороших результатов. Следует подчеркнуть, что при отсутствии методологической части бюджетирования его автоматизация невыполнима, так как методология — основа технического задания для программистов. Если нет прописанных, согласованных и утвержденных правил, то результат автоматизации будет напрямую зависеть от человеческого фактора. Кроме того, если бизнес-процесс бюджетирования, подлежащий автоматизации, меняется в момент самой автоматизации, то проект внедрения увеличивается ровно вдвое, а то и втрое как по временным, так и по финансовым затратам. В худшем случае такой проект вообще обречен на провал. 

Какой функционал должен быть в системе автоматизации бюджетирования? 

Система должна позволять выполнять следующие операции: 
  • Проводить сценарный анализ при формировании бюджетов
  • Разрабатывать бюджеты с учетом взаимосвязей между предприятиями в процессе производства изделий в разрезе участков учета
  • Использовать подходы при формировании бюджетов «сверху вниз» и «снизу вверх»
  • Настраивать форматы бюджетов, связи между статьями отдельных бюджетов, масштабировать произведенные настройки
  • Проводить анализ и строить отчеты в необходимых аналитических разрезах
  • Вносить корректировки в бюджеты
  • Хранить в системе различные версии бюджетов
  • Проводить многомерный анализ информации
  • Анализировать показатели бюджетов с использованием информации, за счет чего они были сформированы (функция «drill down»)
  • Контролировать исполнение бюджетов, использовать технологию «управление по отклонениям». 

Какая методологическая информация необходима для разработки Технического задания на автоматизацию?

Компания, исходя из особенностей своих бизнес-процессов, определяет, какими методами ей необходимо воспользоваться. Как правило, методология бюджетирования включает в себя следующие документы: 
  1. Концепция о бюджетировании. Это рамочный документ, в котором описаны правила функционирования бюджетной системы. Документ обычно делается для ТОП-менеджеров, поэтому он должен быть кратким. 
  2. Положение о финансовой структуре. Документ, описывающий основные направления деятельности; основные виды затрат; структуру центров финансовой ответственности (ЦФО); структурный состав ЦФО (наименование, структурные подразделения, основные статьи доходов, поступления денежных средств, основные статьи затрат, состояние учета затрат и т.д.); сферу полномочий и ответственности руководителей ЦФО за финансовые результаты. 
  3. Положение о бюджетировании (методика бюджетирования, бюджетные формы и план-фактный анализ). Методика бюджетирования представляет собой набор правил формирования каждой плановой цифры в каждой бюджетной статье всех бюджетных форм. Бюджетные формы — это некие шаблоны представления бюджетов, которые существуют внутри фирмы. Формы в разных компаниях могут отличаются составов статей затрат, структурой доходов, аналитическими разрезами. План-фактный анализ позволяет определить границы благоприятных, допустимых и неблагоприятных отклонений. Для разных бюджетных статей границы этих отклонений могут быть разными в зависимости от того, насколько четко мы можем забюджетировать статью (для благоприятных — 0-3%, для допустимых — 4-7%, для неблагоприятных — > 8%). 
  4. Бюджетный регламент (маршруты разработки, согласования, корректировки, анализа и утверждения бюджетов). Бюджетный регламент должен отвечать на три вопроса: 1) что мы делаем? (например, разрабатываем бюджет, согласовываем бюджет и т.д.) 2) кто это делает? (должность и Ф.И.О. ответственного сотрудника) 3) когда это делается? (привязка к конкретным срокам). Чтобы составить регламент как документ, нужно предварительно разработать маршруты действий (разработки, согласования и т.д.) в виде схем бизнес-процессов и только приступать к описанию схемы. 

Для успешной реализации проекта по автоматизации необходимо иметь устоявшиеся и утвержденные всеми заинтересованными участниками процесса перечисленные выше документы. Также важно, чтобы в компании была управленческая политика, в которой описаны правила сбора факта. 

Каковы основные этапы проекта автоматизации? 

Проект автоматизации состоит из трех основных этапов. Первый этап — этап подготовки ТЗ и его согласования с заказчиком. Второй этап — внедрение системы автоматизации. Третий этап — тестирование системы и доработки. 

С какими проблемами можно столкнуться в процессе автоматизации? 

На этапе подготовки технического задания чаще всего возникают следующие проблемы: 
  • Недостаточность и неполнота первичной информации для ТЗ (документы и регламенты компании, формы первичных документов и отчетов, методики расчетов и анализа и прочее). 
  • Недостаточно квалифицированные кадры, выделенные со стороны Заказчика для участия в подготовке ТЗ.
  • Отсутствие вовлеченности персонала Заказчика в процесс подготовки ТЗ. 
  • Продолжительные согласования ТЗ заинтересованными участниками процесса автоматизации. 
  • Изменение состава требований к функционалу АС на этапе написания ТЗ. 
  • Смена участников проекта. 
  • Неверный подход к описательной части ТЗ. 
  • Неоднозначность трактовки положений ТЗ участниками проекта со стороны Заказчика и Разработчика. Чтобы избежать сложностей на последующих этапах реализации проекта, при подготовке ТЗ нужно придерживаться нескольких простых правил: 
  • Прописать в паспорте проекта, что требования в ТЗ не могут быть изменены в процессе работ. 
  • Перед созданием ТЗ разработать глоссарий ключевых терминов, которыми обе стороны будут пользоваться в ходе работы над проектом. 
  • Установить жесткие временные рамки согласования ТЗ. 
  • Распределить зоны ответственности. 
  • Создать инструмент технического контроля реализации архитектуры и функциональности будущей системы для заказчика и разработчика. 
  • Выяснить и утвердить методы решения нестандартных задач. 

На этапах внедрения и тестирования системы чаще всего встречаются две проблемы: недостаточная компетентность пользователе и саботаж со стороны сотрудников компании заказчика (срыв сроков, отказ от выполнения договоренностей и т.п.). На этих этапах практически невозможно повлиять на решение проблем, так успех проекта зависит от решений заказчика. Однако любой профессиональный консультант обязан детально обрисовать клиенту проблемы, которые он неизбежно получит в случае, если не будут предприняты соответствующие меры. Если проблема кроется в некомпетентности или недобросовестности персонала компании клиента, то можно порекомендовать провести дополнительное обучение персонала, принять дисциплинарные меры или нанять других людей. При внедрении системы автоматизации очень сложно четко выдержать все правила управления проектами. Это является одной из основных проблем. 

Как оценить успешность проекта по автоматизации бюджетирования? 

Проект по бюджетированию считается успешным, если достигаются поставленные стратегические цели; система планирования позволяет устранить проблемные места бизнеса или хотя бы предвидеть возможные проблемы для принятия заранее управленческого решения; отклонения фактических результатов от плановых незначительны (бюджеты исполняются); повышается общая управляемость бизнесом. Оценить успешность проекта можно по объективно измеряемым показателям: cнижению уровня запасов (готовой продукции, НЗП, сырья и материалов) на 20-30%, cнижению общепроизводственных затрат на 20-30%, cнижению общехозяйственных затрат на 10-15%, увеличению прибыли подразделений — центров прибыли — на 10-20%. 

Заключение 

Уважаемые читатели, наверняка, ответы на вопросы, изложенные в этой статье, не полностью исчерпали ваш интерес к теме. Если какой-то аспект автоматизации бюджетирования требует более детального рассмотрения, задавайте вопросы, а мы опубликуем ответы на них в одном из следующих номеров.

Источник: Управленческий учет и финансы, декабрь 2011.

Оставить комментарий

Возврат к списку

Написать сообщение в CITY